4) 修理品の送り先を案内・指示する　例文一覧

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故障品を実際に製造メーカーで修理する場合、故障品を製造メーカーに送ってもらわなければなりません。確実に品物を受け取れるように、相手に故障品の送り先を的確に案内したいところです。

また、海外から故障品を日本に送る際に、荷物にInvoiceを添付してもらわなければなりません。
故障品の日本への送付に慣れている代理店・販売店であれば、指示をしなくても特に問題はないと思います。
しかし、慣れていない代理店・販売店の場合、的確に送付時の指示を出し、特に通関時のトラブルを未然に防ぎ、通関作業がスムーズにいくように、Invoiceに書くコメント等も指示したいところです。

このように海外から日本に故障品を送付する時は、不要な関税がかからないように、注意・配慮が必要かと思います。

代理店、販売店に対して、修理品の送り先を案内・指示する場合に使えるビジネス英語メールの実践例文を紹介します。

→　こちらで無償修理をするため、相手に故障品の送り先を案内する
 →　故障品送付時のInvoiceに、コメントを入れて欲しい（不要な関税を防ぐ）
→　修理品返送時に必要な宛先、Invoice他を事前に案内する

◇こちらで無償修理をするため、相手に故障品の送り先を案内する

件名: 故障品の送付依頼

ご不便をおかけいたしまして、申し訳ございません。
下記住所に不具合報告書と一緒に故障品を送っていただけないでしょうか？
無償修理で対応します。

--------------------------------------
郵便番号111-1111
東京都渋谷区渋谷9-9-9
ABC社
カスタマーサービス部
佐藤五郎
電話番号:03-0000-1111
FAX: 03-0000-1112
--------------------------------------

ご対応のほど、よろしくお願いします。

Subject: Request for sending the faulty item

Dear Mr. X,

We are sorry for the inconvenience. Could you please send the defective unit with the failure report to the following address?
We will take care of the unit under warranty.

--------------------------------------
Mr. G. Sato
Customer Service Department
ABC Co., Ltd.
9-9-9 Shibuya, Shibuya-ku
Tokyo, 111-1111 Japan
Phone: 03-0000-1111
FAX: 03-0000-1112
--------------------------------------

Your attention would be much appreciated.

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◇故障品送付時のInvoiceに、コメントを入れて欲しい（不要な関税を防ぐ）

件名: 故障品を送る際の注意点

故障品の送付について注意点を案内します。修理のための送付先は下記のとおりです。
--------------------------------------
郵便番号111-1111
東京都渋谷区渋谷9-9-9
ABC社
カスタマーサービス部
佐藤五郎
電話番号:03-0000-1111 FAX: 03-0000-1112
--------------------------------------

修理品を送り返すときは、積荷書類(Invoice)に下記の文　a) 〜c) を記入してください。

a) 故障品を修理のため、正規の製造先に戻します
b) 無償　（売り物ではありません、商用的価値はありません）
c) 通関用です

ご質問がありましたら、遠慮なく聞いてください。

Subject: Notice of sending the faulty item

Dear Mr. X,

I am writing to notice of the faulty item's shipment. The shipping address for repair is as follows;
--------------------------------------
Mr. G. Sato
Customer Service Department
ABC Co., Ltd.
9-9-9 Shibuya, Shibuya-ku
Tokyo, 111-1111 Japan
Phone: 03-0000-1111 FAX: 03-0000-1112
--------------------------------------
When you return the items for repair to us, please put following sentences from a) to c) in the shipping documents.
a) Return defective goods to original manufacture for repair
b) No commercial value
c) Value for customs purpose only
If you have any question, please don't hesitate to ask me.
Best regards,

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◇修理品返送時に必要な宛先、Invoice他を事前に案内する

件名: 修理品の返送先 / ABC社

修理のため、添付の伝票に記入し、下記の宛先に品物に伝票をつけて送り返してください。

--------------------------------------
郵便番号111-1111
東京都渋谷区渋谷9-9-9
ABC社
カスタマーサービス部
佐藤五郎
電話番号:03-0000-1111
FAX: 03-0000-1112
--------------------------------------

修理品と伝票が届き次第、我々は修理の見積もりをします。
通関目的用のインボイスに関して、USD300のように、品物の原価を使ってください。
そしてまた、「修理のため返送品」、「無償貨物」、「価格は通関目的のみ」を確実に明示してください。

Subject: Return address for repair goods / ABC Co.

Dear Mr. X,

Please fill out the attached form for repair and return the goods with this form to the following address.
--------------------------------------
Attn: Mr. G. Sato
Customer Service Department
ABC Co., Ltd.
9-9-9 Shibuya, Shibuya-ku
Tokyo, 111-1111 Japan
Phone: 03-0000-1111 FAX: 03-0000-1112
--------------------------------------
We will quote repair cost as soon as we receive it.

Regarding invoice for customs purpose, please use the cost price for the goods, such as USD300.-
Also, please make sure to state "Return goods for repair" "No commercial value" "Vale for customs purpose only".

Best regards,