5) 代替品・交換品の送付案内、不具合処置の指示　例文一覧

ホーム＞修理・サポート＞ 5) 代替品・交換品の送付案内、不具合処置の指示　例文一覧

こちらに非がある場合で、無償修理の対応をしなければならない場合、修理のためにお客様の手元に製品がない状態が続くことは避けなければなりません。
その製品がお客様の経済活動に直結する製品であればなおさらです。
したがって、製品を修理する前に、代替品や交換品をお客様に送り、修理期間中でもお客様に製品を使っていただくように手配をするときがあります。
その際、代替品や交換品を送付する案内と、代替品や交換品が代理店・販売店に届いた後に、故障品をどうするかを代理店・販売店に指示をします。

お客様に極力ご迷惑をかけないように、迅速に修理・交換対応をしたいところです。

代理店、販売店に対して、代替品・交換品の送付案内や、その後の不具合処置の指示をする場合に使えるビジネス英語メールの実践例文を紹介します。

→　新ROMの送付案内、旧ROMの返却指示
 →　初期不良品を良品へ交換、初期不良品は送り返してください
 →　代替品を子会社経由で送りますので、不良品は子会社に返却してください
 →　交換品の送付案内、不良品は捨てて絶対に再利用しないこと
 →　交換品を送り、旧プリント基板を低コストの運賃で送り返してもらう
 →　交換品を送るので、不具合品は必ず返却して欲しい

◇新ROMの送付案内、旧ROMの返却指示

件名: 送付案内　/　XXX-101の新ROMカード

我々はEMSで本日、XXX-101のための4つの新ROMカードを出荷しました。
EMS の追跡番号は、EJ012345678JPです。(明日以降利用できると思います。)
新ROMカードが届きましたら、元々製品に付属しているROMカードを新ROMカードに交換し、XXX-101の機能を確認をしてください。
確認後、元々製品に付属しているROMカードを我々の日本の工場に送り返してください。

一方、今日別メールにてROMカード交換手順書を送ります。
ご協力のほど、よろしくお願いします。

Subject: Shipping information / New ROM for XXX-101

Dear Mr. X,

We shipped out the 4 new ROM cards for XXX-101 today by EMS.
EMS tracking number is EJ012345678JP. （It may be available from tomorrow.）
Please see attached shipping documents for details.

Upon receipt it, please replace the original ROM card with the new ROM card and check the function of XXX-101.
After checking, please send the original ROM cards to our factory in Japan.

In the meanwhile, the ROM card exchange procedure will be sent to you by separate e-mail today.
Thank you in advance for your cooperation.

Best regards,

先頭へ戻る

◇初期不良品を良品へ交換、初期不良品は送り返してください

件名: 送付案内　/　XXX-101の交換品

詳細の報告、ありがとうございます。新品のXXX-101は初期不良品のようです。したがいまして、我々はEMSにて無償で交換品を送ります。
EMS追跡番号は、12345678です。(明日以降利用できると思います。)

一方で、急ぎませんので故障品を下記住所に送り返してください。30日以内の返却を希望します。
--------------------------------------
郵便番号111-1111
東京都渋谷区渋谷9-9-9
ABC社
カスタマーサービス部
佐藤五郎
電話番号:03-0000-1111
FAX: 03-0000-1112
--------------------------------------
ご不便をおかけいたしまして、申し訳ございません。

Subject: Shipping information / XXX-101 replacement

Dear Mr. X,

Thank you for the detailed report. It seems that new XXX-101 may be out of box failure. Then we are sending the replacement goods by EMS for free.
EMS tracking No. EJ012345678JP.（It may be available from tomorrow.）

Meanwhile, it is not urgent, but please send back the defective unit to the following address. We would like to receive the goods within 30 days.
--------------------------------------
Mr. G. Sato
Customer Service Department
ABC Co., Ltd.
9-9-9 Shibuya, Shibuya-ku
Tokyo, 111-1111 Japan
Phone: 03-0000-1111
FAX: 03-0000-1112
--------------------------------------
We are sorry for the inconvenience.
Best regards,

先頭へ戻る

◇代替品を子会社経由で送りますので、不良品は子会社に返却してください

ご不便をおかけいたしまして、申し訳ございません。
我々はXXX-101の表示機を交換すべきと判断しました。
したがって、できるだけ早くXXX-101の表示機を我々の子会社経由で無償にてあなたに送ります。

受け取り次第、XXX-101を交換し、機能を確認してください。
確認後、不良品のXXX-101を子会社に送り返してください。

ご協力のほど、よろしくお願いします。

Dear Mr. X,

We are sorry for the inconvenience.
We judged the display unit of XXX-101 should be replaced.
Then we will send new XXX-101 display unit to you for free via our subsidiary company as soon as possible.

Upon receipt it, please replace with XXX-101and check the function.
After checking, please send the defective XXX-101 to our subsidiary company.

Your cooperation would be much appreciated.

Best regards,

先頭へ戻る

◇交換品の送付案内、不良品は捨てて絶対に再利用しないこと

不具合報告書を確かに受け取りました。
我々は、XXX-101の電源PCBがおそらく故障しているものと判断しました。
したがって、我々は無償で新しい電源PCBを送ります。
（新しい電源PCBが）届き次第、新しい電源PCBに交換し、機能を確認をしてください。

一方で、あなたは交換した不良PCBを捨てることができますが、絶対に再利用しないでください。
ご協力のほど、よろしくお願いします。

Dear Mr. X,

Duly received the failure report.
We judged the power PCB of XXX-101 may be defective.
Therefore, we will send a new power PCB to you for free.
Upon receipt it, please replace with the new power PCB and check the function.

In the meantime, you can dispose the defective PCB, but please just make sure not to reuse it.
Thank you in advance for your cooperation.

Best regards,

先頭へ戻る

◇交換品を送り、旧プリント基板を低コストの運賃で送り返してもらう

我々はXXX-101の交換用の新バージョンのプリント基板をEMSで本日出荷しました。
詳しくは添付書類をご覧ください。

EMS追跡番号: EJ012345678JP

交換後、旧バージョンのプリント基板を経済的な方法で（低コストの運賃で）我々の子会社に送り返していただけないでしょうか？
ご協力の程よろしくお願いします。

Dear Mr. X,

We shipped out the replacement new version PCB for XXX-101 today by EMS (Express Mail Service) today.
Please see attached document for details.

EMS Tracking No.: EJ012345678JP

After replacement, could you please return the old version PCB to our subsidiary company by economical way?
Your cooperation would be highly appreciated.

Best regards,

先頭へ戻る

◇交換品を送るので、不具合品は必ず返却して欲しい

我々は、明日、交換用の基板を出荷します。
部品を交換後、不具合の基板を必ず返してください。
後ほど配送情報を電子メールで送ります。

Dear Mr. X,

We will ship out the replacement PCB tomorrow.
Please make sure to return the failure PCB when you exchange the parts.
We will e-mail the shipping information later.

Best regards,

先頭へ戻る

◇ 【修理・サポート】　に分類されているビジネス英語メール例文一覧

1) 無償修理のための必要情報収集
 2) 無償修理から一転、有償修理へ切替
 3) 有償修理見積
 4) 修理品の送り先を案内・指示する
5) 代替品・交換品の送付案内、不具合処置の指示　【上記表示中】
6) 修理完了見込み・予定日の案内

修理・サポート（カテゴリーのトップ）に戻る
 ホームに戻る

ビジネス英語　例文検索　（サイト内例文検索)