6) 修理品の送り先を案内・指示する　例文一覧

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修理が完了し、修理品を送付する場合は、
「荷物送付・出荷案内」を参考にしてください。

製品を修理している最中は、通常はお客様の手元に製品がありません。
したがって、お客様やお客様を仲介している代理店・販売店に対して、修理状況を説明し、いつ修理品がお客様の手元に届くのかの概要を案内すると、代理店、販売店、お客様は安心するかと思います。
また、修理代金が高額になりそうな場合は、概略の修理代金も代理店、販売店に案内し、お客様に修理代金支払いについての準備をしてもらうようしてもらいことも良いかと思います。

一方で、修理が早く終われば、それに越したことはないのですが、困難な修理だったり、他のお客様の修理要望が殺到し、なかなかスムーズに修理ができない場合もあります。
お客様が早急に製品を必要とする場合は、新品、展示品、中古品などの代替品をお客様をお待たせしているということで、今回限り特別に安く提供するなどの対応も考えたいところです。

代理店、販売店に対して、修理品の送り先を案内・指示する場合に使えるビジネス英語メールの実践例文を紹介します。

→　修理完了予定日案内、おおよその修理代金案内
 →　修理完了予定日案内、製品が早く必要な場合は新品を半額で提供可能

◇修理完了予定日案内、おおよその修理代金案内

件名: 進捗状況　/　XXX-101の修理

我々は、あなたのお客様のXXX-101を修理しているところです。
しかし、修理は12月末に完了予定です。
したがって、我々の最短の工場発送日は、2012年1月4日になります。そして、カナダの到着予想時間（ETA: Estimated Time of Arrival）は、1月10日付近になるでしょう。

修理料金は、手数料、送料、通関手続費用を除いて、約30万円になる予定です。
修理が完了次第、連絡します。

Subject: Progress situation / XXX-101repair

Dear Mr. X,

We are just repairing your customer's XXX-101.
However the repair work will be completed at the end of December.
Then our best ex-factory date is Jan. 4, 2012 and ETA Canada will be around Jan. 10.

The repair charge would be about JPY 300,000 excluding the handling charge, transportation fee and customs clearance costs.
We will keep you informed as soon as the repair work is completed.

Best regards,

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◇修理完了予定日案内、製品が早く必要な場合は新品を半額で提供可能

件名: 修理進捗状況

我々は、無料であなたのお客様の装置を修理しているところです。
しかし、修理は12月末に完了予定です。
したがって、我々の最短の工場発送日は、2012年1月4日になります。そして、カナダの到着予想時間（ETA: Estimated Time of Arrival）は、1月10日付近でしょう。

我々は、お客様があなたに（修理を早く終わらせるように）圧力をかけていることを理解していますが、お客様が納期を受け入れてくれることを願っています。
もし、この納期が許容できないのであれば、迅速な出荷対応ができるように、我々は新品を半額で提供することをあなたに提案します。
我々は新品の在庫があり、12月20日の出荷が可能です。

この件につきまして、ご確認のうえ、至急返事をいただけると幸いです。
あなたが新品を依頼する場合に備えて、我々は今日中にシステムに依頼事項を入力しなければなりません。

ご確認のほど、よろしくお願いします。

Subject: Progress situation of repair

Dear Mr. X,

We are just repairing your customer's equipment free of charge.
However the repair work will be completed at the end of December.
Then our best ex-factory date is Jan. 4, 2012 and ETA Canada will be around Jan. 10.

We understand that the customer is pushing you, but hope they will accept the delivery time.
If this delivery time is not acceptable, we propose you to purchase a new product with half price so that we can arrange prompt shipment.
We have a new product in stock and ex-factory on Dec. 20 is possible.

I would appreciate it if you could check and respond back to us on this.
In case you request new product, we have to input the request into our system within today.

Thank you in advance for your confirmation.

Best regards,