1) 無償修理のための必要情報収集　例文一覧

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実際に修理をする前に、お客様や販売店の手元にある修理品を、保証期間内の無償で修理するのか、有償で修理するのかを判断・判定する必要があります。
お客様へ販売した年月日、製造年月日またはシリアル番号と不具合内容によって、修理する製品が無償修理なのか、有償修理なのかが判断・判定できます。

無償修理をする場合は、お客様の故意による機器の破損ではない等、無償修理をしなければならない理由が当然必要です。
また、代理店・販売店にきちんと不具合状況を報告してもらい、お客様にご迷惑がかからないように、迅速で効果的な初動対応しなければなりません。
しかし、無償修理対応をするために必要な、代理店・販売店が提出する不具合報告書の中には、不具合報告書の記入の不備、情報不足で対応に苦慮する場合があります。
その場合は当然、代理店・販売店に対して不具合報告書の書き直し等、情報を求めることになります。

無償修理のための必要情報をしっかり収集し、修理・サポート業務に臨みたいところです。

代理店、販売店に対して、無償修理のための必要情報の収集する場合に使えるビジネス英語メールの実践例文を紹介します。

→　無償保証期間中の製品かどうかを判断するために、シリアル番号を教えてください
 →　無償で修理対応をするかどうか判断するために、不具合報告書を送ってください
 →　初期不良対応、交換品はすでに送ったので、不具合報告書を提出して欲しい
 →　通常の無償保証対応、交換品は不具合報告書受領後に送ります
 →　不具合報告書にシリアル番号が記入されていません
 →　不具合報告書の書き方が不備ですので、書き直してください

◇無償保証期間中の製品かどうかを判断するために、シリアル番号を教えてください

あなたのメールを確かに受け取りました。
XXX-101のシリアル番号を教えていただけないでしょうか?
この製品が無償保証期間中の製品かどうかを判断するためにこの情報（シリアル番号）が必要です。
ご協力のほど、よろしくお願いします。

Dear Mr. X,

Duly received your e-mail.
Could you let us know the serial number of the XXX-101?
We need this information to judge whether it is warranty item or not.
Your kind cooperation would be much appreciated.

Best regards,

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◇無償で修理対応をするかどうか判断するために、不具合報告書を送ってください

ご不便をおかけして申し訳ございません。
シリアル番号00001234から判断すると、XXX-101は無償期間内のものです。

（無償修理の）処理のため、添付の不具合報告書に記入していただけませんか？
無償修理をするたためには、不具合報告書が必要です。
ご協力のほど、よろしくお願いします。

Dear Mr. X,

We are sorry for the inconvenience.
Judging from the serial No. 00001234, XXX-101 is within the warranty period.

Could you fill out the attached failure report sheet to take action?
To make good on the warranty, failure report is required.
Your kind cooperation would be much appreciated.

Best regards,

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◇初期不良対応、交換品はすでに送ったので、不具合報告書を提出して欲しい

ご不便をおかけいたしまして、申し訳ございません。
この製品は初期不良品（out of box failure: 箱を開けたときに不良の状態）のようです。

我々は部長と本件を協議し、本日FedExで下記の物を出荷しました。
FedEx の追跡番号は 12345678です。(明日以降利用できると思います。)
交換品： XXX-101 x 1

XXX-101のシリアル番号を知らせてください。
我々の記録用にこの情報が必要です。
よろしくお願いします。

Dear Mr. X,

We are sorry for the inconvenience.
The item seems out of box failure.

Then we discussed this matter with our manager and shipped out following items to you today by FedEx.
FedEx tracking number is 12345678.（It may be available from tomorrow.）
Replacement goods: XXX-101 x 1

Please let us know the serial number of the XXX-101.
We need this information for our record.
Your attention would be much appreciated.

Best regards,

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◇通常の無償保証対応、交換品は不具合報告書受領後に送ります

あなたのメールを確かに受け取りました。
シリアル番号00001234から判断すると、XXX-101は無償期間内のものです。
不具合報告書に必要事項を記入して、電子メールで山田さんに送ってください。
我々は不具合報告書を受け取り次第、交換のための電源PCBをあなたの指定した住所に送ります。

ご参考までに、添付ファイルにて不具合報告書のサンプルを送ります。
ご協力のほど、よろしくお願いします。

Dear Mr. X,

Duly received your e-mail.
Judging from the serial No. 00001234, XXX-101 is within the warranty period.
Please fill out the all the necessary items on the failure report, and send it to Mr. Yamada by e-mail.
We will send the Power PCB for the replacement to your designated address as soon as failure report is received.

For your reference, I'm sending the sample of the failure report as attached.
Thank you in advance for your cooperation.

Best regards,

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◇不具合報告書にシリアル番号が記入されていません

あなたの不具合報告書を確かに受け取りましたが、シリアル番号を不具合報告書に記入されていなかったようです。

シリアル番号を不具合報告書に記入していただけないでしょうか？
シリアル番号は無償修理のための必要な情報です。

ご協力の程よろしくお願いします。

Dear Mr. X,

Duly received your failure report, but it seems that the you did not filled out the failure report with the serial number.

Could you fill out the serial number of XXX-101 in it?
Serial number is mandatory information for warranty repair.
Thank you in advance for your cooperation.

Best regards,

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◇不具合報告書の書き方が不備ですので、書き直してください

我々は添付の不具合報告書（参照番号 12345678、 2010年8月5日）をあなたの販売店から、直接受け取りました。
しかし、ご覧の通り、この報告書からは何も（不具合に関する）情報を得ることができません。
「不良品」としか書いていなく、不具合の内容が説明されていません。
したがって、この報告書は受け入れられません。

あなたの販売店に修正した報告書を送るように頼んでいただけませんか？
修正された不具合報告書を速やかに受け取れることを我々は期待しております。

Dear Mr. X,

We just received attached failure report (Ref. 12345678 dated Aug. 5, 2010) from your dealer directly
However, as you can see, we can not get any information from the report.
They are just started "defective", and description of failure is not reported.
Thus, this is not acceptable.

Could you please ask your dealer to send us a revised report?
We look forward to receiving the revised one soon.

Best regards,

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◇ 【修理・サポート】　に分類されているビジネス英語メール例文一覧

1) 無償修理のための必要情報収集　【上記表示中】
2) 無償修理から一転、有償修理へ切替
 3) 有償修理見積
 4) 修理品の送り先を案内・指示する
 5) 代替品・交換品の送付案内、不具合処置の指示
 6) 修理完了見込み・予定日の案内

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