3) 出張・外出・不在案内をする　例文一覧

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外出・出張なと、自分は勤務をしているが、会社を留守にしているので、通常よりも連絡が取りにくい場合を相手に伝えたい場合の外出・出張・不在案内について説明します。

相手が自分に業務を依頼するとき、大抵の場合は、アシスタント等、代わりの担当に連絡した方が対応が早い場合が多いですので、相手には急ぎの場合の連絡方法も連絡しておきたいところです。
自分は勤務中だがほとんど通常業務ができない旨を相手に伝えることがポイントだと思います。

外出先、出張先でメールチェックができる場合はその旨も案内したいところです。

取引業者、協力会社、子会社、代理店、販売店に対して、外出・出張なと、自分は勤務をしているが、会社を留守にしている場合に使えるビジネス英語メールの例文を紹介します。

→　出張不在案内、ご用件はアシスタントに連絡してください
 →　展示会のアテンドのため会社不在、ご用件はアシスタントに連絡してください
 →　長期出張のため、急ぎの件は他の人にも同報して欲しい
 →　不在案内（不在中にメールはほとんど見れない）
→　不在案内（不在中の着信メールは、会社出社後に返信する）
→　不在案内（不在中の着信メールは、一切見れない）
→　不在案内（不在中の連絡先を内容別に案内する）
→　不在案内（不在中の連絡先を特に明記しない）

◇出張不在案内、ご用件はアシスタントに連絡してください

件名：出張案内 9/6〜9/12

取引先の皆様へ

私は9/6〜9/12、カナダに出張し、9/14に戻ります。
カナダ出張中、急ぎの用件がありましたら、木村さんに連絡を取ってください。
急ぎでなければ、私が（会社に）戻った時に対応します。

ご理解の程よろしくお願いします。

Subject: My business trip Sep. 6 - 12

Dear Business partners,

I will be on business trip in　Canada from Sep. 6 to 12 and show up here 14.
For the business in Canada for this duration, please contact Ms. Kimura (h.kimura@xxxx.co.jp) if it is urgent matter, otherwise I shall follow up when I return.

Your kind understanding would be much appreciated.

Best regards,

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◇展示会のアテンドのため会社不在、ご用件はアシスタントに連絡してください

件名：山田徹、会社不在案内 - 3月11日に復帰します

取引先の皆様へ

私は1/21まで、東京モーターショーの会場にいます。
メールは定期的に確認し、できるだけ早く回答します。
もし、急ぎの用件がありましたら、木村さん（h.kimura@xxxx.co.jp, または +81-3-1234-5678）に連絡を取ってください。

Subject: Toru Yamada is out of office - returning March 11th.

Dear Business partners,

I will be at the Tokyo motor show until March 11th.
I will be checking e-mail on a regular basis, and will reply as soon as possible.
If you have an urgent matter, please contact Ms. Kimura at h.kimura@xxxx.co.jp, or +81-3-1234-5678.

Best regards,

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◇長期出張のため、急ぎの件は他の人にも同報して欲しい

件名： 1週間不在します　／　山田徹　−　9月5日に出社します

私は8月30日（火曜日）から9月2日（金曜日）の間、私は会社を留守にし、9月5日に出社します。
もし、緊急の用件がございましたら、私宛とともに、営業部の公開メールアドレスsales@xxxx.co.jp 宛にもメールをして下さい。
それ以外（の急ぎではない用件）は、私が会社に戻りましたら、私が対応をします。

ご理解・ご協力に感謝します。（ご理解・ご協力のほど、よろしくお願いします。）

Subject: A week of absence / Toru Yamada - returning Sep. 5

Dear Mr. X,

I will be out of office from Aug. 30 (Tue) to Sep. 2 (Fri) and show up from Sep. 5 (Mon).
If it is urgent matter, please email to sales@xxxx.co.jp of Sales Dept. public address as well as to me, otherwise I shall follow up when I return.

Thank you for your understanding and cooperation.

Best regards,

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◇不在案内（不在中にメールはほとんど見れない）

件名: 不在案内 / 山田徹

取引先の皆様へ

私は、7月25日から8月１日まで会社を不在にし、電子メールへのアクセスが制限されます。
もしあなたが緊急の援助をを必要とする場合、sales@xxxx.co.jpに連絡を取るか、事務所 +81-3-1234-5678に電話して下さい。

Subject: Absence notification / Toru Yamada

Dear Business partners,

I will be out of the office from July 25th until Aug. 2nd with limited access to email.
If you need immediate assistance, please contact sales@xxxx.co.jp or call the office at +81-3-1234-5678.

Best regards,

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◇不在案内（不在中の着信メールは、会社出社後に返信する）

件名: 不在案内 / 山田徹

取引先の皆様へ

私は、2015年8月29日から会社を不在にし、電子メールへのアクセスが制限されます。
私は、2015年9月9日から会社に戻る予定で、その時すべての電子メールに返信します。

もしあなたに緊急の案件がありましたら、私の同僚の木村花子さん、h.kimura@xxxx.co.jpに連絡を取ってください。

Subject: Absence notification / Toru Yamada

Dear Business partners,

I will be out of the office, with limited access to e-mail from August 29, 2015.
I will be returning on September 9, 2015 and will get back to all e-mails.

If you have a urgent matter, please contact my colleague Ms. Hanako Kimura:?h.kimura@xxxx.co.jp.

Best regards

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◇不在案内（不在中の着信メールは、一切見れない）

件名: 不在案内 / 山田徹

取引先の皆様へ

私は、9/28（月）まで会社を不在にすることを心に留めておいてください。
この間、私は電子メールへのアクセスが出来ません。
大変ご迷惑をお掛けしますことを、あらかじめお詫び申し上げます。

もしあなたに緊急の案件がありましたら、私の同僚の木村花子さん、h.kimura@xxxx.co.jpに連絡をお願い申し上げます。

Subject: Absence notification / Toru Yamada

Dear Business partners,

Please keep in mind that I will be out of the office until Monday 28th Sep.
During this time I will not have access to my e-mails.
Please accept my apologies in advance for any inconvenience this may cause.

If you have a urgent matter, please contact my colleague Ms. Hanako Kimura:?h.kimura@xxxx.co.jp.

Best regards

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◇不在案内（不在中の連絡先を内容別に案内する）

件名: 不在案内 / 山田徹

取引先の皆様へ

私は、明日から今週木曜日まで会社を不在にすることをご案内申し上げます。
もしあなたに緊急の案件がありましたら、下記のアドレスまで電子メールを送付して下さい。

営業的なお問合せまたはご注文： sales@xxxx.co.jp
技術的なお問合せ： service@xxxx.co.jo

Subject: Absence notification / Toru Yamada

Dear Business partners,

Please be advised that I will be out of office from Tomorrow to Thursday on this week.
If you have any urgent matter, please e-mail to below address.

Sales inquiry or order: sales@xxxx.co.jp
Technical inquiry: service@xxxx.co.jo

Best regards,

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◇不在案内（不在中の連絡先を特に明記しない）

件名: 山田徹会社不在 / 9月11日から出社します

皆様へ

私は、9月１日から9月10日まで、会社を不在にします。

この間、電子メールを確認するのが、周期的になります。（随時メールを確認することが出来ません。）
もし、緊急の援助を必要とする場合は、営業担当に電話をかけて下さい。
よろしくお願いします。

Subject: Toru Yamada is out of the office - returning Sep. 11th

Dear All,

I wiil be out of the office from Sep. 1st until Sep. 10th.

During this time I will be monitoring my email on a periodic basis.
If you require immediate assistance, please call and ask for an available Sales Staff.
Thank you.

Best regards,

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◇ 【休暇・出張・不在案内】　に分類されているビジネス英語メール例文一覧

1) 新年、GWの会社休暇案内
 2) 夏休み等、個人休暇案内
3) 出張・外出・不在案内　【上記表示中】
4) 休暇していたため、回答が遅れました
 5) 自動返信向けの休暇・不在案内
 6) メールの最終行にて休暇・不在の事前案内をする
 7) 会社休業で出荷等の業務が止まる旨を事前案内する

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