3) 英語が苦手な方の代わりにメールを打つ　例文一覧

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技術担当などの実務の担当者が、英語を苦手としていて、海外のメーカー、取引先などに英語でメールのやり取りを仲介しなければならない場合、下記の対応をする場合が多いと思います。

a) 実務担当者の代わりに自分が担当となって英文メールを打つ
b) 実務担当者のメールのCCに自分を入れて、メールのやり取りをするよう相手に依頼する
c) 実務担当者からの指示を相手に伝言する形でメールのやり取りをする
d) 実務担当者の日本語文を英語に翻訳し、実務担当者から相手に英文メールを出してもらう。ただし、そのメールのCCに自分を入れてもらい、実務担当者をフォローできるようにしておく。

私の経験上、上記 d)でやり取りをするのが、自分の業務にとって一番負担のない形と思っています。実務担当者の影武者をするということです。
自分が発信者ではないので、直接相手からのメールの返信が自分には返ってきませんので、本来の業務でないことを自分が主体となって対応しなくても済みます。
ただし、d)で英語が苦手な実務経験者が応じていただけない場合、「直接電話がかかってくるケースは、まずありませんので、身構えなくても大丈夫です。」と言って納得いていただきたいところです。

英語を苦手としている方のために、自分が代わりに英語でメールのやり取りをする場合に使えるのビジネス英語メール例文を紹介します。

→　実務担当者の代わりにメールを打つ（相手が自分のことを良く知っている）
→　実務担当者の代わりにメールを打つ（自分の署名を入れたい場合）
→　CCに自分を入れて、実務担当者とメールのやり取りをしてください
 →　実務担当者から指示を伝言します

◇実務担当者の代わりにメールを打つ（相手が自分のことを良く知っている）

拝啓　X 様

加藤さんの代わりに書きます。

…（本文）…

敬具
加藤さんの代わりに山田が書きました。

Dear Mr. X,

I'm writing for Mr. Kato.
…（body）…

Best regards,
Toru Yamada for Mr. Kato

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◇実務担当者の代わりにメールを打つ（自分の署名を入れたい場合）

拝啓　X 様

加藤さんの代わりに下記メッセージを送ります。

…（本文）…

敬具
加藤次郎

加藤さんの代わりに山田徹が書きました。
（以下自分(山田徹)の署名を入れる）

Dear Mr. X,

I am sending following Mr. Kato's message on behalf of him.
…（body）…

Best regards,
Jiro Kato

Toru Yamada on behalf of Mr. Kato
Sales Department
ABC Co., Ltd.

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◇CCに自分を入れて、実務担当者とメールのやり取りをしてください

拝啓　X 様

加藤さんは購買担当ですが、英語が得意ではありません。
したがいまして、私が対応します。
もし、我々に連絡する場合は、私をCCに入れて、加藤さんにメールを送ってください。
加藤さんの代わりに下記メッセージを送ります。

…（本文）…

敬具
加藤次郎

加藤さんの代わりに山田徹が書きました。
（以下自分(山田徹)の署名）

Dear Mr. X,

Mr. Kato is responsible for purchasing, but he isn't good at English.
Then I take care of him.
If you contact us, please send the e-mail to Mr. Kato and CC to me.

I am sending following Mr. Kato's message on behalf of him.

…（body）…

Best regards,
Jiro Kato

Toru Yamada on behalf of Mr. Kato
Sales Department
ABC Co., Ltd.

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◇実務担当者から指示を伝言します

拝啓 X 様

新製品の販売促進に関して、私は加藤さんと話し合い、下記の指示について確認を取りました。

…（本文）…

ご確認のほど、よろしくお願いします。

敬具
山田徹

Dear Mr. X,

Regarding the promotion of the new products, I talked to Mr. Kato and confirmed following instructions.

…（body）…

Your confirmation would be much appreciated.

Best regards,
Toru Yamada
Sales Department
ABC Co., Ltd.

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◇ 【代わりに返事（代返）】　に分類されているビジネス英語メール例文一覧

1) 上司、部下が不在、帰宅、休み
 2) 自分宛でないメールに自分が回答する
3) 英語が苦手な方の代わりにメールを打つ　【上記表示中】

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