1) 上司、部下が不在、帰宅、休み　例文一覧

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上司、同僚、部下宛のメールで、自分にもCCで届いているメールがあるとします。しかし、上司、同僚、部下が不在、帰宅、休みの場合、宛先の人はメールを返信することができません。
また、上司、同僚、部下が出張中にパソコンを持ち込み、メールチェックができる環境にある場合でも、日本と事情が違うためにメールの返事かできないことがあります。
具体的には、ホテル等でインターネットの接続ができない、インターネット回線状況が悪い、出張先での仕事のトラブルで、メールのチェックをしている状況ではない、などが考えられます。

そこで、自分が代わりに相手に上司、同僚、部下の状況を説明し、代わりに返事をすれば、とりあえず相手は安心します。
その際、上司、同僚、部下にしか判断できないことに言及することは避け、自分がある程度回答すべきと判断した場合は、可能な範囲で相手に回答したいところです。

特に週末・長期休暇前などは、たとえ相手が望むような回答ができなくとも、すぐに状況を説明するメールを送ることで、相手に長時間心配をかけさせないようにしたいところです。

上司、同僚、部下が不在、帰宅、休みなど、自分宛てではない相手からのメールに対して、代わりに返事する場合に使えるビジネス英語メールの実践例文を紹介します。

→　上司の代わりに私が回答します
 →　上司は会議で手が放せないので私が代わりに返事をします
 →　上司は本日外出していますので、私が代わりに返事をします
 →　代わりの者が質問に回答するが、出張中なので待ってもらう
 →　金曜夜に受信した質問メールに対し、月曜祝日のため火曜日に回答する
 →　上司が不在のため、代わりに私が回答します

◇上司の代わりに私が回答します

山田さんへのメール、ありがとうございます。
彼は本日、休暇をいただいております。
従いまして、山田さんへの問い合わせに関しまして、私が回答します。

…（本文）…

Dear Mr. X,

Thank you for your e-mail sent to Mr. Yamada.
He is off today.
Then I am responding to the inquiry you have given to him.

…（body）…

Best regards,

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◇上司は会議で手が放せないので私が代わりに返事をします

山田さんへのメール、ありがとうございます。
山田さんは本日会議に出席していますので、代わりに私があなたの問い合わせに返事します。

…（本文）…

Dear Mr. X,

Thank you for your e-mail sent to Mr. Yamada.
He is attending several meetings today, so I am replying to your inquiry on behalf of him.

…（body）…

Best regards,

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◇上司は本日外出していますので、私が代わりに返事をします

山田さんへのメール、ありがとうございます。
彼は本日外出しておりますので、代わりに私が返事します。

…（本文）…

Dear Mr. X,

Thank you for your e-mail sent to Mr. Yamada.
He is away from office today, so I am responding for him.

…（body）…

Best regards,

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◇代わりの者が質問に回答するが、出張中なので待ってもらう

メールありがとうございます。
これは技術的な質問ですので、技術課が対応します。
しかしながら、担当の山田はアメリカに出張中です。

私はこのメールのコピーを彼に送りますので（このメールのCCに彼を入れていますので）、彼がどうすべきか確認することができるでしょう。
少々お待ちください。

Dear Mr. X,

Thank you for your e-mail.
This is a technical question, so technical section will take care of this.
However, the person in charge, Mr. Yamada is on a business trip in US.

I am sending this e-mail in copy to him, so he can check and confirm what to do.
Please wait for a while.

Best regards,

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◇金曜夜に受信した質問メールに対し、月曜祝日のため火曜日に回答する

技術質問メール、ありがとうございます。
しかしながら、技術サポート担当はすでに帰宅しており、また9月23日は祝日のため、会社をクローズします。そのため、来週火曜日に彼らがあなたに連絡いたします。

Dear Mr. X,

Thank you for your technical questions.
However the person in charge of the technical support has already left the office and our office will be closed on Sep 23rd for national holiday, so they will contact you next Tuesday.

Best regards,

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