3) 不具合原因を特定するため作業指示する　例文一覧

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代理店や販売店からの情報で不具合の原因が特定できそうな場合は、代理店や販売店の負担のかからない範囲で不具合の原因を特定してもらうべく、作業をお願いしたいところです。
さらに、不具合を特定できなかった場合の指示や対処法も代理店や販売店にあらかじめ指示しておくと、次の対応を指示するための情報が作業報告のメールととともに得られると思います。
したがって、メールのやり取りの際に指示事項を盛り込めば、メールのやり取りのロスが無くなり、時間を節約することができるかと思います。

また、不具合の原因は特定はできたが、こちらで現象が再現しない場合があります。その場合は、不具合の解決に向け、代理店、販売店に更なる情報提供を依頼したいところです。

代理店、販売店に対して、不具合原因の特定、不具合解決をするために作業指示をする場合に使えるビジネス英語メールの実践例文を紹介します。

→　不具合（故障）判定と対処法を指示する
 →　不具合原因は分かったが、こちらで不具合原因が確認できない
 →　不具合品を送るために不具合報告書を要求する

◇不具合（故障）判定と対処法を指示する

メールを確かに受け取りました。
下記、アドバイスをいたします。

XXX-101がいつも「DEF ERROR」と表示される場合、添付図面の赤枠部分の信号線が異常です。その場合、内部コネクター（P1, S1）の抜き差しを実施してください。
問題が解決するかもしれません。
もし問題が解決しない場合は、我々の調査のため、下記項目の情報を知らせてください。

1)　設置してからエラーが起きるまでの期間（例：6か月、など…）
2)　エラーが起きるタイミング（電源投入後すぐ、など…）
3)　発生間隔（1時間に1回、1日に1回、など…）
4)　設置場所　アンテナの環境　（写真があれば効果的に助言できます。）

ご協力に感謝いたします。

Dear Mr. X,

Duly received your e-mail.
Please be advised as follows;

When XXX-101 always displays "DEF ERROR", the signal line shown in the attached drawing in Red block may be abnormal.
In this case, please disconnect and connect the internal connector (P1, S1).
The problem could be solved.
If the problem is not solved, please let us know the following items for our investigation.

1) Period from the installation to the error occurrence day. (ex. 6 month, etc..)
2) Error occurrence timing (ex. immediately after power on, etc...)
3) Occurrence frequency (ex. once every hour, once every day, etc..)
4) Installation position / environment of the antenna (With the photo, we will be able to advise more effectively.)

Thank you in advance for your cooperation.

Best regards,

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◇不具合原因は分かったが、こちらで不具合原因が確認できない

更新情報をありがとうございます。
あなたの下記の報告によると、問題の原因はソフトウェアによるもののようです。
我々はあなたが提供したすべての報告、データ、写真を基に、（不具合の）現象を継続的に調査している最中です。
しかしながら、我々は未だにその現象を観察することができておりません。

したがいまして、我々は更なる情報を知りたいです。
もしお客様（顧客）が気になさらないのなら、我々に更なる詳細な（不具合）写真を送っていただけないでしょうか？
たとえば、コードとバージョンを含んだ画面の写真、トラブル時の画面の写真など

我々は、あなたの追加写真を基に問題の調査をいたします。
ご協力のほど、よろしくお願いします。

Dear Mr. X,

Thank you for updating.
According to your below report, the cause of the problem may be from the software.

We are making a continual study to observe the phenomenon based on your all previous report, data, picture, etc.
However, we have not observe the phenomenon yet.

Therefore we would like to know more information.
Could you provide us more detailed photos, if the customer doesn't mind?
For example, the screen pictures including code and version, the screen pictures at the times of trouble, etc.

We will investigate the problem based on your additional pictures.
Your kind cooperation would be very much appreciated.

Best regards,

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◇不具合品を送るために不具合報告書を要求する

我々はこの問題を議論しました。
その結果、この不具合品は我々に返却されるべきです。（返却されるべきと判断しました。）

初めに電子メールで交換品を送るために、不具合報告書のコピーを我々に送っていただけないでしょうか？
その不具合報告書を受け取り次第、我々は交換品を送る手配をします。

一方で、交換品を受け取った後、不具合品を不具合報告書の原本と一緒に我々の子会社に送り返してください。

後ほど発送資料を送ります。

Dear Mr. X,

We discussed this problem.
As a result, the faulty units should be sent back to us.

Firstly, could you send the copy of the failure report by e-mail for sending the replacement?
We will arrange the replacement as soon as we receive the failure report.

In the meanwhile, please send back the faulty items to our subsidiary company with the original failure report after you receive the replacement.

We will send the shipping document later.

Best regards,

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◇ 【不具合対応】　に分類されているビジネス英語メール例文一覧

1) 不具合解析のための情報が不備
 2) 不具合原因が不明で解析に時間がかかる
3) 不具合原因を特定するため作業指示する　【上記表示中】
4) 不具合原因特定後の対処・対応

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