通常の無償保証対応、交換品は不具合報告書受領後に送ります

あなたのメールを確かに受け取りました。
シリアル番号00001234から判断すると、XXX-101は無償期間内のものです。
不具合報告書に必要事項を記入して、電子メールで山田さんに送ってください。
我々は不具合報告書を受け取り次第、交換のための電源PCBをあなたの指定した住所に送ります。

ご参考までに、添付ファイルにて不具合報告書のサンプルを送ります。
ご協力のほど、よろしくお願いします。

Dear Mr. X,

Duly received your e-mail.
Judging from the serial No. 00001234, XXX-101 is within the warranty period.
Please fill out the all the necessary items on the failure report, and send it to Mr. Yamada by e-mail.
We will send the Power PCB for the replacement to your designated address as soon as failure report is received.

For your reference, I'm sending the sample of the failure report as attached.
Thank you in advance for your cooperation.

Best regards,

◇ 【無償修理のための必要情報収集】　のビジネス英語メール例文

→　無償保証期間中の製品かどうかを判断するために、シリアル番号を教えてください
 →　無償で修理対応をするかどうか判断するために、不具合報告書を送ってください
 →　初期不良対応、交換品はすでに送ったので、不具合報告書を提出して欲しい
→　通常の無償保証対応、交換品は不具合報告書受領後に送ります　【上記表示中】
→　不具合報告書にシリアル番号が記入されていません
 →　不具合報告書の書き方が不備ですので、書き直してください

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