初期不良対応、交換品はすでに送ったので、不具合報告書を提出して欲しい

ご不便をおかけいたしまして、申し訳ございません。
この製品は初期不良品（out of box failure: 箱を開けたときに不良の状態）のようです。

我々は部長と本件を協議し、本日FedExで下記の物を出荷しました。
FedEx の追跡番号は 12345678です。(明日以降利用できると思います。)
交換品： XXX-101 x 1

XXX-101のシリアル番号を知らせてください。
我々の記録用にこの情報が必要です。
よろしくお願いします。

Dear Mr. X,

We are sorry for the inconvenience.
The item seems out of box failure.

Then we discussed this matter with our manager and shipped out following items to you today by FedEx.
FedEx tracking number is 12345678.（It may be available from tomorrow.）
Replacement goods: XXX-101 x 1

Please let us know the serial number of the XXX-101.
We need this information for our record.
Your attention would be much appreciated.

Best regards,

◇ 【無償修理のための必要情報収集】　のビジネス英語メール例文

→　無償保証期間中の製品かどうかを判断するために、シリアル番号を教えてください
 →　無償で修理対応をするかどうか判断するために、不具合報告書を送ってください
→　初期不良対応、交換品はすでに送ったので、不具合報告書を提出して欲しい　【上記表示中】
→　通常の無償保証対応、交換品は不具合報告書受領後に送ります
 →　不具合報告書にシリアル番号が記入されていません
 →　不具合報告書の書き方が不備ですので、書き直してください

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