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4) 不具合原因特定後の対処・対応 例文一覧

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不具合の原因が特定できた場合は、実際の不具合の対処・対応にフェーズが移るわけですが、 極力お客様にご迷惑がかからない方法・手段で、確実に不具合対処・対応をしたいところです。
会社によって、不具合の対処方法は異なると思います。
上司や他の方と相談・確認をしながら英文メールを打つとで、もしトラブルがさらに大きくなった場合でも、相談・確認をした方に協力が得られやすいと思います。
関係者を巻き込んで問題を対処した方が、皆さんのアドバイス、経験談、知識・知恵なども得られます。問題の拡大を最小限に抑えた効果的な不具合対応ができると思います。

なお、不具合解析の結果、修理対応をすることになった場合は、
修理・サポート」を参考にしてください。


代理店、販売店に対して、不具合原因の特定後に、具体的に不具合の対処・対応をする場合に使えるビジネス英語メールの実践例文を紹介します。

→ 無償交換対応をします、ここから修理担当が窓口になります
→ 代替品を送付しました、不具合品を返却してください
→ 着払いで初期不良品をこちらに返却してもらう



◇無償交換対応をします、ここから修理担当が窓口になります

あなたの詳細な報告により、状況を理解いたしました。
この装置に関しまして、我々は(製品の)無償保証をします。
我々はXXX-101の制御部の交換品を用意します。
したがいまして、不具合品をABC Japanに戻していただくよう、お客様(顧客)に依頼してください。

一方で、今から修理担当者、山田さんが今からこの問題を対応します。
彼があとで、あなたに連絡します。

Dear Mr. X,

We understand the situation from your detailed report.
As to this equipment, we make good on?the warranty.
We will arrange the replacement of the XXX-101 processor unit.
Then please ask the customer to return the defective unit to ABC Japan.

Meanwhile, the responsible for repair, Mr. Yamada, takes care of this matter from now on.
He will contact you later.

Best regards,

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◇代替品を送付しました、不具合品を返却してください

昨日あなたに申しましたとおり、我々は今日、工場から代替品のXXX-101を出荷しました。
詳細は添付の出荷書類をご覧ください。
EMS追跡番号: AK1234567890

不具合品は、下記の住所に送付してください。
--------------------------------------
郵便番号111-1111
東京都渋谷区渋谷9-9-9
ABC社
カスタマーサービス部
佐藤五郎
電話番号:03-0000-1111
FAX: 03-0000-1112
--------------------------------------

Dear Mr. X,

As advised you yesterday, we shipped out a replacement XXX-101 from our factory today.
Please see attached shipping document for details.
EMS Tracking number : AK1234567890

Please send the defective unit to following address.

--------------------------------------
Mr. G. Sato
Customer Service Department
ABC Co., Ltd.
9-9-9 Shibuya, Shibuya-ku
Tokyo, 111-1111 Japan
Phone: 03-0000-1111
FAX: 03-0000-1112
--------------------------------------

Best regards,

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◇着払いで初期不良品をこちらに返却してもらう

初期不良を引き起こした件に関しまして、ご迷惑をお掛けしましたことをお詫び申し上げます。
もしあなたがまだ不良品をお持ちでしたら、ABC Japanに直接送り返して下さい。
その場合、着払いで下記の我々のFedExアカウントを使ってください。

ABC社 FedExアカウント番号:12345678
返却先住所

--------------------------------------
郵便番号111-1111
東京都渋谷区渋谷9-9-9
ABC社
カスタマーサービス部
佐藤五郎
電話番号:81-3-0000-1111
FAX: 81-3-0000-1112
--------------------------------------

ご対応して下さいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

Dear Mr. X,

We apologize for the inconvenience caused by the initial failure.
If you still have the defective product, please send it back to ABC Japan directly. In that case, please use following our FedEx account number as freight collect.

ABC Co. FedEx account No. 12345678
Return address:
--------------------------------------
Mr. G. Sato
Customer Service Department
ABC Co., Ltd.
9-9-9 Shibuya, Shibuya-ku
Tokyo, 111-1111 Japan
Phone: +81-03-0000-1111
FAX: +81-3-0000-1112
--------------------------------------
Your kind and attention would be highly appreciated.

Best regards,

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◇ 【不具合対応】 に分類されているビジネス英語メール例文一覧

1) 不具合解析のための情報が不備
2) 不具合原因が不明で解析に時間がかかる
3) 不具合原因を特定するため作業指示する
4) 不具合原因特定後の対処・対応 【上記表示中】


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