1) 仕入品の品質トラブル調査依頼・指示する　例文一覧

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部品や半製品、製造委託品、OEM供給品などに、品質トラブル・不具合が発生することが時々あります。
トラブル・不具合の内容が既知のものであれば、こちらも相手もすぐに対応できるのですが、そうでない場合はなぜ問題が起きたのか、取引業者に調査してもらわなければなりません。
早期問題解決のため、的確にトラブルの調査を依頼するべく英文メールを打ちたいところです。

取引業者対して、仕入品の品質トラブル調査・依頼をする場合に使えるビジネス英語メールの実践例文を紹介します。

→　部品メーカーへ不具合調査依頼、検査方法も聞く
 →　部品メーカーへ部品トラブルの背景を説明し、調査依頼をする

◇部品メーカーへ不具合調査依頼、検査方法も聞く

件名: 調査依頼／ XXX-101機械的な問題

我々の日本の顧客はXXX-101の機械的な問題に直面しています。

XXX-101は、2012年3月10日に設置されました。
XXX-101は、2012年3月20日にテストしましたが、まったく動作しませんでした。
この問題は、最初のテストで起こりました。

3月30日、我々の技術者が問題の調査のため、現地に向かいました。XXX-101のモーターが壊れていました。ギアボックスの接続も確認しましたが、不具合は発見されませんでした。

我々のコメントは下記りとおりです。
1) 我々は、元々のXXX-101が初期不良品（out of box failure: 箱を開けたら不良品）のはずだと信じています。
2) 我々は、不具合が誤配線、未配線、または短絡によって起きたものではないかと疑っています。

ご想像のとおり、この状況は我々のビジネスに影響を及ぼします。
我々はできるだけ早く解決策を見つけ、そしてこの問題の原因の可能性に関して、あなたからの早急な回答を必要としています。
ポイントの一つとして、あなたがどのように出荷検査を実施しているのかを知りたいです。全数検査ですか? それとも抜き取り検査ですか?

迅速なご回答のほど、よろしくお願いします。

Subject: Request for investigation / XXX-101mechanical problems

Dear Mr. X,

One of our Japanese customers is facing a mechanical problems of XXX-101.

XXX-101 was installed on March 10, 2012. XXX-101 was tested on March 20, 2012, but it did not work at all. This problem happened at the first test.
On March 30, our engineer went to the field to investigate the problem. It was found that the motor of XXX-101was broken. The gear box was also checked, but no failure was found.

Our comments is as follows;
1) We believe the original XXX-101 was out of box failure.
2) We suspect the failure was caused by miswiring, disconnected wire, or short circuit.

As you can imagine, this situation is affecting our business.
We would like to find a solution as quickly as possible and need to receive quick response from you as to the possible cause of this problem.
One of the points we would like to know is how the outgoing inspection from you are performed, total inspection, or random inspection?
Your quick feedback would be much appreciated.

Best regards,

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◇部品メーカーへ部品トラブルの背景を説明し、調査依頼をする

件名: XXX-101コネクター問題の確認

このメールは、XXX-101のコネクター問題に関して送るものです。
我々は、XXX-101問題の背景について説明します。

1) 我々の顧客は通信トラブルに直面していました。しだかって、我々の販売店は問題を調査して、不具合のコネクターを発見しました。
2) 不具合のコネクターが我々の会社に送り返されてきましたので、そのコネクターを確認しました。そして、我々はオスのコネクターとメスのコネクター間の差込不良を発見しました。

我々はあなたになぜ違ったタイプのコネクターが混ざっていて、出荷されたのかを確認していただきたいです。
この問題はとても深刻で差し迫った問題です。

ご確認のほど、よろしくお願いします。

Subject: Confirmation of the connector problem of XXX-101

Dear Mr. X,

This e-mail is sent as confirmation of the connector problem of XXX-101.
We explain the background to the problem.

1) Our customer was facing a communications problem, then our dealer investigated the problem and found a failure connector.
2) The failure connector was send back to our office, so we checked the connector. Then we found a loose connection between male connector and female connector.

We would like you to confirm why the different type's connectors were mixed and delivered.
It's very serious problem, and very urgent.

Your confirmation would be much appreciated.

Best regards,