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5) 代替品・交換品の送付案内、不具合処置の指示 解説
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5) 代替品・交換品の送付案内、不具合処置の指示 解説
こちらに非がある場合で、無償修理の対応をしなければならない場合、修理のためにお客様の手元に製品がない状態が続くことは避けなければなりません。
その製品がお客様の経済活動に直結する製品であればなおさらです。
したがって、製品を修理する前に、代替品や交換品をお客様に送り、修理期間中でもお客様に製品を使っていただくように手配をするときがあります。
その際、代替品や交換品を送付する案内と、代替品や交換品が代理店・販売店に届いた後に、故障品をどうするかを代理店・販売店に指示をします。
お客様に極力ご迷惑をかけないように、迅速に修理・交換対応をしたいところです。
代理店、販売店に対して、代替品・交換品の送付案内や、その後の不具合処置の指示をする場合に使えるビジネス英語メールの実践例文を紹介します。
→ 新ROMの送付案内、旧ROMの返却指示
→ 初期不良品を良品へ交換、初期不良品は送り返してください
→ 代替品を子会社経由で送りますので、不良品は子会社に返却してください
→ 交換品の送付案内、不良品は捨てて絶対に再利用しないこと
→ 交換品を送り、旧プリント基板を低コストの運賃で送り返してもらう
→ 交換品を送るので、不具合品は必ず返却して欲しい
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