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1) 無償修理のための必要情報収集 解説
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1) 無償修理のための必要情報収集 解説
実際に修理をする前に、お客様や販売店の手元にある修理品を、保証期間内の無償で修理するのか、有償で修理するのかを判断・判定する必要があります。
お客様へ販売した年月日、製造年月日またはシリアル番号と不具合内容によって、修理する製品が無償修理なのか、有償修理なのかが判断・判定できます。
無償修理をする場合は、お客様の故意による機器の破損ではない等、無償修理をしなければならない理由が当然必要です。
また、代理店・販売店にきちんと不具合状況を報告してもらい、お客様にご迷惑がかからないように、迅速で効果的な初動対応しなければなりません。
しかし、無償修理対応をするために必要な、代理店・販売店が提出する不具合報告書の中には、不具合報告書の記入の不備、情報不足で対応に苦慮する場合があります。
その場合は当然、代理店・販売店に対して不具合報告書の書き直し等、情報を求めることになります。
無償修理のための必要情報をしっかり収集し、修理・サポート業務に臨みたいところです。
代理店、販売店に対して、無償修理のための必要情報の収集する場合に使えるビジネス英語メールの実践例文を紹介します。
→ 無償保証期間中の製品かどうかを判断するために、シリアル番号を教えてください
→ 無償で修理対応をするかどうか判断するために、不具合報告書を送ってください
→ 初期不良対応、交換品はすでに送ったので、不具合報告書を提出して欲しい
→ 通常の無償保証対応、交換品は不具合報告書受領後に送ります
→ 不具合報告書にシリアル番号が記入されていません
→ 不具合報告書の書き方が不備ですので、書き直してください
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