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3) 英語が苦手な方の代わりにメールを打つ 解説
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3) 英語が苦手な方の代わりにメールを打つ 解説
技術担当などの実務の担当者が、英語を苦手としていて、海外のメーカー、取引先などに英語でメールのやり取りを仲介しなければならない場合、下記の対応をする場合が多いと思います。
a) 実務担当者の代わりに自分が担当となって英文メールを打つ
b) 実務担当者のメールのCCに自分を入れて、メールのやり取りをするよう相手に依頼する
c) 実務担当者からの指示を相手に伝言する形でメールのやり取りをする
d) 実務担当者の日本語文を英語に翻訳し、実務担当者から相手に英文メールを出してもらう。ただし、そのメールのCCに自分を入れてもらい、実務担当者をフォローできるようにしておく。
私の経験上、上記 d)でやり取りをするのが、自分の業務にとって一番負担のない形と思っています。実務担当者の影武者をするということです。
自分が発信者ではないので、直接相手からのメールの返信が自分には返ってきませんので、本来の業務でないことを自分が主体となって対応しなくても済みます。
ただし、d)で英語が苦手な実務経験者が応じていただけない場合、「直接電話がかかってくるケースは、まずありませんので、身構えなくても大丈夫です。」と言って納得いていただきたいところです。
英語を苦手としている方のために、自分が代わりに英語でメールのやり取りをする場合に使えるのビジネス英語メール例文を紹介します。
→ 実務担当者の代わりにメールを打つ（相手が自分のことを良く知っている）
→ 実務担当者の代わりにメールを打つ（自分の署名を入れたい場合）
→ CCに自分を入れて、実務担当者とメールのやり取りをしてください
→ 実務担当者から指示を伝言します
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