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1) 上司、部下が不在、帰宅、休み 解説
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代わりに返事(代返)
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1) 上司、部下が不在、帰宅、休み 解説
上司、同僚、部下宛のメールで、自分にもCCで届いているメールがあるとします。しかし、上司、同僚、部下が不在、帰宅、休みの場合、宛先の人はメールを返信することができません。
また、上司、同僚、部下が出張中にパソコンを持ち込み、メールチェックができる環境にある場合でも、日本と事情が違うためにメールの返事かできないことがあります。
具体的には、ホテル等でインターネットの接続ができない、インターネット回線状況が悪い、出張先での仕事のトラブルで、メールのチェックをしている状況ではない、などが考えられます。
そこで、自分が代わりに相手に上司、同僚、部下の状況を説明し、代わりに返事をすれば、とりあえず相手は安心します。
その際、上司、同僚、部下にしか判断できないことに言及することは避け、自分がある程度回答すべきと判断した場合は、可能な範囲で相手に回答したいところです。
特に週末・長期休暇前などは、たとえ相手が望むような回答ができなくとも、すぐに状況を説明するメールを送ることで、相手に長時間心配をかけさせないようにしたいところです。
上司、同僚、部下が不在、帰宅、休みなど、自分宛てではない相手からのメールに対して、代わりに返事する場合に使えるビジネス英語メールの実践例文を紹介します。
→ 上司の代わりに私が回答します
→ 上司は会議で手が放せないので私が代わりに返事をします
→ 上司は本日外出していますので、私が代わりに返事をします
→ 代わりの者が質問に回答するが、出張中なので待ってもらう
→ 金曜夜に受信した質問メールに対し、月曜祝日のため火曜日に回答する
→ 上司が不在のため、代わりに私が回答します
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